Herramientas de Negociación. Parte II

TALLER DE  HERRAMIENTAS DE NEGOCIACIÓN IMPARTIDO POR FRANCISCO DIEZ . PARTE II

LAS DOS DIMENSIONES DE LA NEGOCIACIÓN.

Francisco Diez, nos habló de las dos dimensiones de la negociación, la dimensión del balcón y la dimensión de la mesa, dimensiones que hay que ser capaces de disociar para ser efectivos en la negociación. Nos recalcó también que el negociador es la figura clave, por lo que tendremos que conocer nuestras capacidades, completar aquellas que nos faltan e internalizar todo lo aprendido, dado que de  nada nos sirve la lectura de los materiales, el aprendizaje de técnicas si no las hacemos parte de nosotros mismos ya que en el momento de la negociación no vamos a tener a nadie más.

El balcón sería ese lugar al que nos retiraríamos para analizar qué es lo que está pasando en la mesa de negociación. Se puede hacer bien mentalmente, para lo que requiere mucha practica, o bien podemos hacerlo haciendo pequeños descansos para tomar café, o con cualquier otra excusa y de esa manera examinar nuestro trabajo en la mesa, como estamos interactuando con la otra parte y como están actuando los demás en relación a nosotros. En esta dimensión tendríamos que colocarnos antes de la negociación, a fin de analizar el conflicto y prepararnos para la negociación, durante la negociación para examinar nuestra actuación, y tomar las oportunas decisiones, y después de la negociación para evaluar y a su vez aprender de nuestra propia intervención y de la de los demás.

La mesa es el lugar donde nos sentamos a resolver el problema y construimos la relación con las personas que intervienen en el conflicto. Hay que tener en cuenta que la relación no la construye una parte, y mucho menos creer que la construimos como queremos, la relación se co-construye, es necesaria la intervención de ambas partes. El problema a su vez también lo vamos a resolver junto con  el otro.

¿ Por que es importante para los mediadores saber negociar?, lo que es por una razón muy sencilla, la negociación es la celula de todos los métodos de resolución de conflictos basados en intereses.

Para preparar una reunión en la que vamos a negociar hay que plantearse las siguientes preguntas:

1.- ¿ Cual es el propósito?, ¿ Para que nos reunimos?

2.-¿ Quienes son las personas que han de intervenir?, tanto las que están como las que consideramos que deberían estar, y quienes tienen poder de decisión.

3.- ¿ Cuál va a ser el proceso?, ¿ Como lo vamos a hacer? ¿ En qué lugar:..? ¿lo realizaremos de forma individual o conjunta?

4.- ¿ Cual es el producto? , ¿ Que queremos obtener con la negociación?

En resumen, las decisiones las tomamos en el balcón, allí analizamos lo que está ocurriendo y como queremos que siga, y finalmente en la mesa co-construimos la relación con el otro y trabajamos con el contenido del problema.

Hay que separar la persona del problema y del proceso.

¿Cómo trabajamos en el nivel de las personas?

En primer lugar Francisco Diez nos habló de las percepciones, nos dijo que estas están en la base de la conflictividad por que todos percibimos que aquello que nosotros percibimos es la realidad, impidiéndonos darnos cuenta de  muchas cosas .

Hay que tener en cuenta que hay distintos modelos de representación de la realidad, que pueden ser limitantes, a saber;

Neurologicos. – Rango de percepción sensorial

                         -Capacidad de discriminación

                        - Filtro común

Sociales    - Factores sociogenéticos

                    -Idioma

…………..- Costumbres y Valores

………….- Diferencias culturales

Individuales – Historia de vida

                         -Experiencias individuales

                        -Representaciones de la realidad

Si yo asumo que lo que yo veo, es lo que yo puedo ver de la realidad, y que quizás hay otras cosas de la realidad que yo no veo, puedo negociar mejor. En conclusión, hay que derrumbar la creencia de que lo que yo percibo es la realidad.

Para que el otro se mueva de “ su realidad” al lugar donde yo quiero , para llegar a un acuerdo satisfactorio para ambas partes , tendremos que saber cuáles son los filtros que afectan a su percepción de la realidad.

No tenemos la verdad absoluta y además partir de dicha postura no me sirve para la negociación por que me resta flexibilidad, y también me resta capacidad de decisión.

La incertidumbre es un elemento esencial de la negociación  ya que como no sabemos los resultados tenemos que negociar. Se potencia la creatividad.

LA COMUNICACIÓN HUMANA. LOS AXIOMAS

1.- No es posible no comunicarse

2.- Toda comunicación tiene un aspecto de contenido y un aspecto de relación.

3.- Los seres humanos se comunican tanto digital como analógicamente.

En la comunicación interpersonal hay dos niveles de comunicación; el nivel de contenido y el nivel de relación.

Puede ocurrir que estemos de acuerdo en el contenido y de acuerdo en la relación, en desacuerdo en el contenido y de acuerdo en la relación, de acuerdo en el contenido y en desacuerdo en la relación, y en desacuerdo en el contenido y en la relación.

La relación califica al mensaje y prima sobre el contenido.

La Comunicación puede ser digital y analógica. Cuando hay incoherencias entre la comunicación digital ( verbal) y la analógica , creemos a la segunda, y ello es así porque lo analógico ( los gestos) los controlamos menos. Hay que tener en cuenta que solo un 7% de la comunicación es verbal y un 93% analógico.

El antiguo paradigma de la relación decía que la comunicación funcionaba de manera directa de emisor a receptor, por lo que cuando no funcionaba era o por que el emisor emitía mal, el receptor recibía mal o el mensaje estaba mal construido.

El nuevo paradigma de la comunicación dice que no existe una comunicación directa emisor-mensaje-receptor. La comunicación no es lineal sino circular. Por tanto la comunicación funciona cuando el feedback ( retroalimentación)  está presente y lo estamos teniendo en cuenta,  porque un mensaje funciona en cuanto el otro lo percibe. Hay que tener en cuenta que el significado del mensaje lo pone la otra parte, el receptor y que la comunicación es funcional cuando se tienen en cuenta las respuestas al mensaje.

Las características de la comunicación son:

-          Dos o mas emisores o receptores

-          Entre los que circula el mensaje

-          Por diferentes canales al mismo tiempo

-          Que siempre se influyen mutuamente

-          En un contexto espacial e histórico

En el proceso por tanto deberemos tener en cuenta lo siguiente:

-          Quienes deciden

-          Donde lo hacemos

-          En que tiempo

-          Si llegamos a un acuerdo y firmamos

-          Y si vamos a llamar a peritos externos o no.

Todo lo anterior es previo a la negociación pero me la va a definir.

Es importante con carácter previo y durante la negociación:

1.- Hablar sobre el proceso

2.- Escuchar

3.- Resumir

4.-Hablar mientras me entiendan.

5.- Hablar sobre y desde usted (mensajes en yo)

6.- No usar el “sí, pero..”

7.- Cambiar el paradigma nosotros versus vosotros

8.- Haga preguntar del tipo: ¿Como ven Ustedes la situación?, ¿Qué pasaría si? ¿Qué otras cosas necesitarían si…?.

¿ Recordamos los dos niveles de la negociación de los que empezamos a hablar?

Recordar que hablábamos de los dos niveles de la negociación; del nivel del balcón y de la mesa. Francisco a continuación nos habló de cómo debíamos enfocar la relación entre las partes de la negociación desde el balcón.

Antes de iniciar la negociación debemos analizar lo siguiente:

1.- Como es hoy la relación

2.- Como quiero que sea la relación en adelante

3.- Como podría mejorarla

4.- Preparar gestos simbólicos que generen confianza.

Durante la negociación deberemos analizar lo siguiente:

1.- Asumir que es una relación a largo plazo.

2.- Plantearnos cuál es el nivel de confianza.

3.- Como ser mas confiable para el/ella

4.- Que beneficios mutuos dará la relación

Después de la negociación y respecto de la relación deberemos analizar lo siguiente:

1.- Como ha funcionado la relación.

2.-Que hacer distinto para mejorar

3.- Que alimento necesita la relación.

Lo primero que tengo que hacer en la negociación respecto a la relación es conocerme a mí mismo,  y conectar con lo positivo que tenga el contrario, esto último siempre es una decisión personal, si directamente valoramos lo primero lo negativo se notará y no podremos llevar adelante la negociación de manera productiva.

En la mesa y respecto de la relación tendremos que:

1.- Abordar las cuestiones de relación.

2.- Generar confianza. Esto se puede conseguir reconociendo en el otro cosas positivas ( ojo hacerlo solo cuando realmente nos lo creamos)

3.- Usar gestos simbólicos.

4.- Ser confiable, que no es lo mismo que se confiable.

5.-Abrir toda la información posible.

6.- Hablar acerca de la relación.

7.- No indagar para “atrapar al otro”, solo preguntar para entender.

8.- Preguntar/comentar desde la perspectiva 2 y 3.

A veces no tenemos claro cuál es la distinción entre legitimación y reconocimiento. La legitimación es un posicionamiento genérico de la persona, la pongo en una posición positiva, mientras que el reconocimiento es que yo reconozco en el otro cosas positivas, para eso necesito tener información. El reconocimiento tiene que ver con la interacción con la otra persona. Ambas tanto la legitimación como el reconocimiento son restructuraciones mentales. Para generar confianza es bueno buscar como conectar con el otro, y eso lo podemos realizar mediante gestos simbolicos como ir al despacho del otro, y abrir toda la información posible ( nunca olvidar que ser confiable no es ser confiado).

Siempre nos han dicho que es importante ponerse en los zapatos del otro para poder entender sus necesidades, Francisco nos aclaro mucho mas este concepto que no siempre parece fácil, y es que para ponerse en los zapatos del otro primero hay que sacarse los propios por que sino no nos van a entrar. El ponerse en los zapatos del otro no implica que estoy de acuerdo sino que me hago capaz de ponerme en su situación. Tengo que saber que cosas son las que mueven a la otra parte para que pueda conseguir que la otra persona vaya por el camino que yo quiero que vaya para satisfacer los intereses de ambos.

Francisco nos conto en ese momento la fabula del viento del norte y del Sol. Ambos discutían quien era mas fuerte si el viento del norte o el sol. El viento del norte le dijo al sol:

-          Ves a ese pastorcito que hay allí, voy a soplar tan fuerte que conseguiré levantarle el poncho que lleva puesto.

El viento del norte soplo y soplo, y el pastorcillo se escondió detrás de una roca para que el viento no le llevara el poncho. El viento se quedo sorprendido, había empleado toda su fuerza y sin embargo no había logrado su propósito.

El sol le dijo entonces al viento,” déjame a mí, veras como consigo que se quite voluntariamente el poncho.” Entonces el sol empezó a calentar, y a calentar, cada vez la temperatura era más agradable y entonces el pastorcito salió de detrás de la roca y se saco el poncho, lo extendió sobre la hierba y se tumbo a disfrutar del buen tiempo. La conclusión es que en negociación el tipo de influencia que podamos ejercer sobre la otra parte para lograr satisfacer mutuamente nuestras necesidades es fundamental.

También es importante manejar adecuadamente el empoderamiento ( el reconocimiento) para no situar a la otra parte en una situación superior a la nuestra. Para eso tenemos que tener claros cuales son nuestros intereses, prioridades, alternativas.

¿Cómo podemos generar confianza?

1.- Estando presentes. Hay que trasmitir a la otra parte que aquí y ahora no hay nada más importante, y estoy íntegramente yo aquí.

2.-Conectarse.-Primero con uno mismo, registrando lo que me pasa, y desde esa posición con la otra parte.

3.- Escuchar.- Con curiosidad, deseo conocer lo que no sé y comprenderlo.

4.- Preguntar.- Con respeto, “re-espectare”, mirar y volver a mirar al otro.

5.- Ser previsible.-Explicar con detalle lo que hago y lo que haré y dar las razones para hacerlo. Ser previsible genera confianza. El factor sorpresa no es bueno en la negociación.

6.- Ser eficaz.- Mantener el propósito de servicio a las personas que tiene la actividad, mostrar resultados.

TIPS PARA GENERAR CONFIANZA

-Acercarse al otro- No debemos esperar a que venga.

- Presentarse con claridad. Debemos estar atentos al feedback ( retroalimentación)

-Entender sus percepciones, necesidades. Todas las personas tienen razones para decir lo que dicen, comportarse como lo hacen.

- Dar información- Clara , precisa, solo cuando se me escucha sino es mejor el silencio.

- Crear un canal eficiente de comunicación, identificar personas no solo instituciones, acordar procesos claros y sencillos.

- Preguntar con curiosidad, escuchar con respeto.

¿ COMO NOS CENTRAMOS EN EL PROBLEMA?

Hay que tener en cuenta que al principio cuando se encara la negociación las partes parten de sus posiciones, y estas no reflejan siempre los intereses.

En un primer momento hay que explorar intereses y generar opciones (expansión)

En un segundo momento, de contracción, hay que utilizar criterios objetivos y explorar alternativas.

¿ Como nos concentramos en los intereses?. Hay que pensar en los intereses en un sentido amplio, intereses como temores, deseos, preocupaciones, esperanzas, necesidades que subyacen a las posiciones.

PRIMER PASO.-Un primer paso es concentrarse en los intereses que subyacen detrás de las posiciones.

-          Identificar los intereses propios y ajenos.

-          Hacer un listado

-          Explorar la relación con las posiciones adoptadas

-          Evaluar su influencia

-          Distinguir entre intereses comunes, intereses opuestos, e intereses diferentes.

Los intereses diferentes son aquellos que responden a la particular y única forma de ser de cada ser humano.

Se construye sobre los comunes, sobre la base de los diferentes para transar los opuestos.

¿ Que es lo que quiero lograr?, ¿ Cual es mi propósito? ¿ Que tipo de  producto, frutos representa..?.

Tengo que tener claros mis intereses, y también tengo que analizar que es lo que el otro ha puesto en juego.

Los intereses mas poderosos son las necesidades humanas básicas; el reconocimiento, el control, la pertenencia, el bienestar, y la seguridad.

SEGUNDO PASO.-Generar opciones es generar posibles soluciones que sean de mutuo beneficio y contemplen los intereses prioritarios en juego y que se planteen escenarios nuevos, pero cuando tratamos de generar opciones hay obstáculos, estos pueden ser los juicios prematuros, la búsqueda de una respuesta única, supuesto de una “ tarta” de tamaño fijo, creencia de que la solución del problema es “ un problema de ellos..”.

Por ello es importante ampliar las opciones, inventar antes de juzgar, multiplicar la variedad de opciones antes de evaluar cuales sirven y cuales no.

Hay que explorar los intereses diferentes, y buscar intercambios de bajo costo para nosotros y alto valor para los otros, y utilizar las diferencias de pronostico-tiempo.

TERCER PASO.-Se deben utilizar estándares independientes ( criterios objetivos  de referencia) como valor de mercado, precedente-tradición, reciprocidad costes, apreciación científica, eficiencia, tratamiento igualitario…

Planteándonos  ¿cómo llego a esa conclusión?, ¿Cual es la teoría que subyace? , ¿Que determina  que esto sea justo?, ¿ Como están manejando otros esta misma situación.

CUARTO PASO.- las alternativas

Es importante en la negociación examinar las alternativas que tenemos fuera de la negociación, tenemos que encontrar cual es nuestro MAAN (mejor alternativa al acuerdo negociado), pero también es importante que estudiemos el MAAN de la otra parte en la mesa de negociación. Debemos identificar otras fuentes de poder, y buscar caminos para mejorar nuestro MAAN. Por último debemos identificar los puntos débiles de nuestro MAAN  y los de la otra parte.

El viernes concluyo con  en este punto, a las casi nueve de la noche, cansados, pero con la mente súper activada. Al principio de la tarde hicimos un juego de negociación, juego que en un principio nos pareció sencillo pero que no lo era tanto como buen juego de estrategia. Francisco distribuyo la clase en grupos, formados aleatoriamente, y a su vez nos agrupo en dos grupos formados por cuatro grupos cada uno. Sería difícil de explicar el juego, aunque con permiso de Francisco pienso emplearlo en alguna ocasión, por que los comportamientos fueron muy distintos en los dos grupos en los que se dividió la clase.

Aun me falta las conversaciones difíciles, en las que se centro el día siguiente…me permitiréis que tarde un poquito más…espero poder haber contribuido un poco a clarificar conceptos, como me ocurrió a mí, ahora también prometo cuando tenga los datos completos a haceros un listado de la bibliografía que a vuelo de boli conseguí anotar y que creo bastante importante.